Liability Insurance Coverage covering all Councils of the State
At the 108th State Convention in 2011, Council 8242 Cheney-Hammond presented a resolution that was identified as Resolution #11 (copy attached). It was a resolution that, as amended, charged the State Council to consider obtaining a basic liability insurance policy covering all the Councils of the State.
The State Board has taken the following action in response to this resolution;
1. A committee was set up to manage this project.
2. The criteria of coverage to give the Councils’ executives, directors, members and volunteers the required protection was developed with the assistance of two Brother Knights who are general insurance brokers familiar with liability coverage for groups organized in the same manner as the Knights of Columbus.
3. The criteria were then presented by the committee to the State Board which gave their approval.
4. A selection of four (4) brokers was made and the criteria were given to them in a Request for Proposal (RFP).
5. The brokers were assigned specific underwriters so that no obstacles would arise in their ability to quote.
6. The broker of choice met all the requirements of the matrix, has a lengthy history of dealing with Catholic organizations and is willing to work with the Ontario Knights of Columbus to fine tune the policy based on history.
It is important to note that this policy names the following as insured;
• All Knights of Columbus Councils in Ontario
• All members of Knights of Columbus Councils in Ontario
• All executive of Knights of Columbus Councils in Ontario
• All volunteers of Knights of Columbus Councils (members and non-members) in Ontario
• All Columbian Squire Circles in Ontario
• All Executive of Columbian Squire Circles in Ontario
• Members and volunteers of the Columbian Squires
• The Catholic Youth Leadership Camp (annual)
• All adult counselors (male and female) and the campers and
• The operations of these organizations
o Including but not limited to executive meetings, committee meetings, and annual meetings. Fund raising activities, such as bingos, raffle ticket sales, breakfasts, dinners (incidental alcohol coverage is included for award banquets, fundraising banquets, and Church dinners and Functions provided all permits and licenses are in place). Sporting activities, non contact e.g. Basketball Free Throw and Soccer Challenge
Please also note that this policy does not cover Ontario State Board, Ontario State Office and any Corporations e.g. Columbus Halls. It is a requirement for these organizations to acquire proper and separate coverage for themselves.
The total premium for the coverage is in excess of $288,000 per year which could mean a cost per Council of between $700 and $900 per year.
If we believe that Resolution #11 was passed because the majority of the State Council recognizes the need to protect the members, executive and volunteers of the Order in Ontario from potential liability suites that could result in personal financial loss, your State Board believes that this proposal meets those needs.
The amended Resolution #11 charged the State Board to “bring a proposal on how the liability insurance will be funded to the next annual general meeting once all details of the coverage are established.” This is being done by the Immediate Past State Deputy on Sunday May 20, 2012 to those that are in attendance.
Since the number of Councils that are able to attend the annual convention is considered by the State Board to be insufficient to agree to proceed with a project of this magnitude, I want to ensure that all our members have as clear understanding of this project as well as an opportunity to discuss it; remembering the benefits that this coverage provides as well as understanding the exposure of not having such protection.
I am asking you to take time to review the attached information. Make sure that you understand this information and bring it to your individual Councils at a general meeting in June and field questions that may arise. Brothers this has a major impact on all of us and as such I am asking you to take a leadership role to provide a method of protection to our brothers. If further clarification is needed, please contact the State Office in writing to the attention of either Rick McLauchlan or Jack Costigan.
Once this discussion has taken place, I am asking you to complete the attached comment sheet indicating the general feeling of the Council and return it to the State Office by midnight June 30, 2012
The action of Council 8242 Cheney-Hammond at last year’s convention truly exemplifies the theme of that convention which was “I am my Brother’s Keeper”. Thank you for all that you do every day to grow the Order and do the work of the Knights of Columbus in Ontario.
FACT SHEET TO ASSIST IN THE DISCUSSION
WITH THE COUNCIL MEMBERS
Details of this comprehensive liability insurance
WHO … qualifies for coverage?
- All councils of the knights of Columbus in Ontario in good standing, all members within each council, plus all executive and volunteers (Members and non-Members).
- The Columbian Squires Youth Groups plus all its members, Executives and volunteers of this organization
- Catholic Youth Leadership Camp at various locations as well as all the adult counselors and campers (male and female)
WHAT …is the coverage?
- All the premises under the listed names above. Please remember we are not covering any Hall/ Corporation.
- We have a General Liability of $3,000,000. This includes Bodily injury, property damage, personal & advertising damages, complete operations coverage, tenant legal liability and coverage for all councils that use special occasion liquor permits coverage. Again we are not covering the Halls/ Corporations that operate under a fixed liquor license
- Directors & Officers of all councils are covered under the General Liability with the same coverage
- All councils that require insurance permits for (basketball Free Throw, Raffle ticket sales, dinners and socials)
- Our aggregate total of $25,000,000.
- Abuse Limited Liability Coverage for all councils (To cover the council’s legal fees, not the fees of the individual)
- Auto mobile owned or rented coverage for all Directors & Executive relating to K of C business only
- Property coverage for all councils with respect to their own property such as computers, furniture, flags, robes, banners and other sundry items.
- Extra Expense coverage should your council be forced out of it meeting premises
- Crime coverage, should the council have a theft (moneys, documents) whether internal or external.
WHERE…is the coverage in place?
- The policy covers councils operating in the province of Ontario. It covers all aspects of the day to day operations of all councils. Should a council member be out of the province doing business on behalf of his council but still in Canada coverage is in place.
WHY…is this being introduced?
- As mentioned in the opening remarks the Ontario State Board was asked by resolution #11 to prepare a report, evaluate and present a proposal.
- After completing this evaluation, it has become evident that we must start protecting our councils, directors, executives and most of all our membership from liability issues.
- To provide comprehensive coverage and protection to all councils of any size at a reasonable cost
- Initiating a program like this will build history on the Knights of Columbus, therefore provide a track record so we are able to revisit the levels of coverage and customize a program that models our ethics, standards and culture that have made the Knights of Columbus a well-respected organization.
How….do we move forward… How much will this cost?
- Review this package so that you have a clear understanding.
- Meet with as many members of your council and make them aware of what we are presenting
- Get feedback and address concerns and questions
- Refer to State Office for assistance in answering questions
- Make a decision to do what is best for your council and brother Knights
- Complete the comment card and send or fax to Ontario State Office by midnight June 30, 2012.
Text of Immediate Past State Deputy Arthur Peters
109th State Convention - May 20, 2012
Over the years, Councils have asked the Ontario State Board to look into the provision of a liability insurance policy that would cover all of the members and Councils in Ontario. As we all know, the costs associated with this have become such that some Councils have actually cancelled their local insurance policies, a dangerous move that puts the Council and its members in jeopardy each time they carry out an event.
A few years back, the State Board established a relationship with the Assembly of Catholic Bishops of Ontario that would provide coverage through Catholic Mutual for the Knights of Columbus as long as the event was sanctioned as a church activity by the local Pastor. While on paper this made sense, it soon became apparent that there were issues, including the definition of what was a church activity, the discretion of the Pastor as to whether he would allow the Knights to access this policy, and the fact that this extension did not cover events where alcohol came into play.
Last year, a new issue was found with this relationship, where it was realized that this arrangement covered the individual Knights of Columbus member as a Catholic volunteer, but did not provide any coverage for the Knights of Columbus Council as an entity. What his meant was that Brother Joe Smith, in his capacity as a dues paying member, would be covered if the Council were to be sued, but Council 12345 as an entity would be on its own when it came to defending itself against a claim. A very risky situation, indeed!
In the society that we live in today, having proper insurance coverage in place is more than just common sense, it is virtually an absolute necessity. I often use an analogy when describing what happens when someone sues – they use a machine gun approach, naming everyone and everything possible in the hopes that it will land on someone. Ultimately, at the end of the day, some of the defendants will not have to proceed, while others will be left having to defend or settle a potential claim.
As Knights of Columbus Councils and members, we are ‘out there’ in the community, living Father McGivney’s dream of helping others through various acts of service and events designed to raise funds for this purpose. The list is endless: basketball free throw, selling raffle tickets in malls, parishes, stores, holding dinners, participating in community wide events. Each and every time we do this, we are exposing ourselves to the potential of a legal action if something were to go wrong. And were not talking about the 99.9% of the time where there will not be any issues, but the .1% of the time where it may. Brother Bob is happy to help with the annual Council fish fry, but what happens when the oil overheats and splashes onto his body, causing him to miss six months of work and undergo multiple medical procedures? What do we do when Elizabeth comes to our table to purchase a raffle ticket because she wants to support The Arthritis Society, only to slip, fall, and break her wrist because the person before her spilled their drink all over the floor in front of the table? Little Jeffrey was happy to be named as the eleven year old winner in the basketball free throw, but afterwards, as an impromptu basketball game commences, he is pushed to the ground and loses three teeth when his face hits the gym floor, and now requires dental surgery. And I don’t even want to get into the annual Council awards dinner where someone unfortunately happens to consume more alcohol than they can handle, and then get behind the wheel of a car. While some of this may seem far fetched, the reality is that each time we hold an event we open ourselves to the potential of an action should anything happen to someone who participates in our events for the right reasons, but experiences something wrong.
Last year, at our Convention, a resolution was passed that the State Council consider obtaining a basic liability insurance policy to cover all Councils in Ontario. A committee was struck with two members of the Order, both qualified insurance brokers with a strong background in the industry, and members of the State Board and State Office to look into this matter. A determination was made of the coverage needed, and bids were sought from four brokers. At the end of the day, we have received a proposal from a broker which was determined to meet all of the requirements that we needed to provide sufficient coverage for our Councils and membership.
I’m not going to go into all of the details here, but will provide some highlights. A package has been prepared for Councils that will be handed out today, and then sent to all Grand Knights on Tuesday, both electronically through our EDRC process, as well as hard copy in the mail.
The policy would provide liability insurance coverage to all Knights of Columbus Councils in Ontario, all members of the Council, executive members serving in these capacities, volunteers acting in the capacity of an event under the Knights of Columbus Council, the Squires organization in the same capacities just mentioned for the Knights, and the Catholic Youth Leadership Camp operated by the State Board, including participants and Counsellors. Also included are the following:
• Meetings of the Councils (executive, committee, and annual.)
• Fund raising activities – bingo, raffle ticket sales, breakfasts and dinners.
• Sporting activities – free throw, soccer challenge, special Olympics events
• Events where alcohol is being served provided that the Council has obtained all necessary permits and licenses.
What this does not cover is Council Halls, which are required as a separate Corporation to have their own insurance in place.
Now, if we think about this, if a Council does not currently have insurance for special events such as a dinner or the free throw, they often turn to an insurance company to obtain one time coverage, which can become quite costly. Obtaining two or three of these policies each year can impact the revenue stream of the Council. Or they simply do without and take the chance that the .1% that I mentioned earlier won’t happen to them.
Before I get to the fun part – cost – I do need to mention one critical piece of this equation – this proposal has been put together as an all in policy, meaning that it will cover every Council and every member in Ontario. It will not work if a Council does not wish to participate – it will be a requirement that all Councils and members of the Knights of Columbus in Ontario are part of the coverage.
So the next two points are cost and process.
Cost – the cost for the coverage that we have sought is in excess of $288,000 per year. We have looked at different ways as to how to distribute this cost among the Councils and members in Ontario. Right now, it is estimated that this could lead to a per Council cost of between $700 and $900 per year.
Process: as I mentioned, what I have outlined here will be handed out in hard copy to delegates her today, as well as distributed electronically, and then mailed to every Council in Ontario. In our discussions, we believed it to be critical that all Councils, not just those here this weekend, have the opportunity to read, understand, and familiarize themselves with the proposal. We are asking that this be taken back to your Councils for a full discussion and a decision as to whether the Council will be participating. We are then asking for Councils to submit a comment sheet that will declare their intention on this matter, to be signed by the Grand Knight and Financial Secretary, and sent back to the State Office no later than June 30th. This gives two full months to discuss and make a decision on this matter.
The State Board has discussed this matter in full, and has determined the following:
- In order to deem this proposal to be accepted, we will be seeking a return of a minimum of 90% of the comment sheets.
- From this, we have set a minimum of 80% of the returns being agreeable with the proposal as the minimum that we will need to move this forward.
- If we achieve these benchmarks, we will take this as a mandate to move forward, and all Councils will be covered, even those that did not agree to participate, and a plan will be put in place for implementation, including the recovery of the premium costs from all Councils.
- If we do not achieve both of these benchmarks, it will be determined that consent has not been obtained, and we will not move forward with this proposal. And the matter, having been considered, will be completed.
Brothers, in ten years on the State Board, the matter of general liability insurance has always been one that has been raised. In response to the concerns and requests of our Councils and members, we put this proposal before our membership for consideration. It is now up to all of us to act. If there are any questions, and I’m sure there will be, please direct them in writing to the State Office – the reason I say in writing is so that there is a record of what has been asked and the answer given. We look forward to your comments, and ask that this matter be given priority in your Council deliberations over the next few weeks.
LIABILITY INSURANCE COVERAGE COMMENT SHEET
FAQs
Comprehensive Liability Insurance Program Update
(October 2012)
SO-46 Council Comprehensive Insurance Coverage |
Assurance responsabilité civile pour tous les Conseils de l’État
Lors du 108e Congrès d’État de 2011, le Conseil 8242 Cheney-Hammond a présenté une résolution (Résolution no 11, ci-jointe) qui, sous sa forme amendée, demandait au Conseil d’État d’envisager d’obtenir une police d’assurance responsabilité civile de base qui couvrirait tous les Conseils de l’État.
En vertu de quoi, l’Exécutif du Conseil d’État a pris les mesures suivantes :
1. Un comité a été établi pour gérer le projet.
2. Les critères visant à garantir une protection adéquate pour les exécutifs, les administrateurs, les membres et les bénévoles des Conseils ont été élaborés de concert avec deux Frères Chevaliers qui sont courtiers en assurances générales et qui connaissent bien le domaine de l’assurance responsabilité pour des groupes ayant une structure semblable à celle des Chevaliers de Colomb.
3. Le Comité a ensuite présenté les critères à l’Exécutif du Conseil d’État, qui les a approuvés.
4. Quatre (4) courtiers ont été sélectionnés et ont pris connaissance des critères dans le cadre d’une demande de propositions (DP).
5. Chaque courtier a été assigné à un assureur spécifique afin d’éliminer tout obstacle dans leur capacité de présenter un devis.
6. Le courtier retenu répondait à toutes les exigences de la matrice; ils font depuis longtemps affaire avec des organisations catholiques et sont disposés à travailler avec les Chevaliers de Colomb de l’Ontario pour personnaliser la police à mesure que les choses évoluent.
Il est important de noter que cette politique fait mention des assurés suivants :
• Tous les Conseils des Chevaliers de Colomb de l’Ontario
• Tous les membres des Conseils des Chevaliers de Colomb de l’Ontario
• Tous les membres de l’exécutif des Conseils des Chevaliers de Colomb de l’Ontario
• Tous les bénévoles (membres et non-membres) des Conseils des Chevaliers de Colomb de l’Ontario
• Tous les Cercles d’Écuyers Colombiens de l’Ontario
• Tous les membres de l’exécutif des Cercles d’Écuyers Colombiens de l’Ontario
• Les membres et les bénévoles des Écuyers Colombiens
• Le Camp de Leadership pour Jeunes Catholiques (annuel)
• Tous les conseillers adultes (hommes et femmes) et tous les campeurs
• Les activités et opérations de ces organisations
o Y compris, sans toutefois y être limitées, les réunions de l’exécutif, les réunions des comités et les assemblées annuelles. Les activités bénéfice comme les bingos, la vente de billets de tombola, les déjeuners et les soupers (une protection accessoire pour service d’alcool est incluse pour les banquets-galas, les banquets bénéfice, les soupers paroissiaux et les activités sociales paroissiales, à la condition que tous les permis et licences nécessaires soient en place). Les activités sportives, sans contact, par ex., Lancer libre de basketball et le Défi soccer.
Veuillez noter que cette politique ne couvre pas l’Exécutif du Conseil d’État de l’Ontario, le Bureau d’État et toute société constituée en personne morale, par ex., les salles des Chevaliers de Colomb. Ces entités doivent se procurer une protection spéciale et adéquate pour leurs propres besoins.
Les primes totales pour la protection s’élèvent à plus de 288 000 $ par an, ce qui pourrait signifier un coût allant de 700 $ à 900 $ par Conseil par année.
Si nous croyons que la Résolution no 11 a été adoptée parce que la majorité des membres du Conseil d’État reconnaît le besoin de protéger les membres, les officiers et les bénévoles de l’Ordre en Ontario contre d’éventuelles poursuites civiles susceptibles d’entraîner des pertes financières personnelles, l’Exécutif du Conseil d’État est d’avis que cette proposition répond à ces besoins.
En vertu de la Résolution no 11 amendée, l’Exécutif du Conseil d’État était chargé de présenter « à la prochaine assemblée générale annuelle – une fois que tous les détails concernant l’assurance sont établis – une proposition décrivant comment l’assurance-responsabilité serait financée. » Cette présentation sera faite par l’Ex-Député d’État Immédiat le dimanche 20 mai 2012 devant ceux qui seront présents.
Étant donné que le nombre de Conseils qui assistent au Congrès annuel n’est pas, de l’avis de l’Exécutif du Conseil d’État, suffisant pour donner le feu vert à un projet de cette ampleur, je veux m’assurer que tous nos membres comprennent clairement ce projet et aient l’occasion d’en discuter, en gardant à l’esprit les avantages offerts par une telle police, ainsi que les risques auxquels nous nous exposons si nous ne nous prévalons pas de cette protection.
Je vous demande de prendre le temps d’examiner les documents ci-joints. Assurez-vous de comprendre les renseignements qu’ils contiennent; discutez-en avec vos Conseils individuels à une assemblée générale en juin et répondez aux questions des personnes présentes. Frères, cette initiative a des répercussions majeures pour nous tous et je vous demande donc d’assumer un rôle de leadership dans ce dossier. Si vous avez besoin d’explications plus poussées, communiquez avec le Bureau d’État par écrit, à l’attention de Rick McLauchlan ou de Jack Costigan.
Une fois que la discussion aura eu lieu, je vous demande de bien vouloir remplir la feuille de rétroaction ci-jointe, d’y indiquer quelle est l’opinion générale du Conseil et de la retourner au Bureau d’État d’ici le 30 juin 2012 avant minuit.
La présentation de cette résolution par le Conseil 8242 Cheney-Hammond au Congrès de l’an dernier est un exemple éloquent du thème de ce Congrès, qui était : « Je suis le gardien de mon Frère. » Merci pour tout ce que vous faites chaque jour pour assurer la croissance de l’Ordre et continuer le travail des Chevaliers de Colomb en Ontario.
FICHE D’INFORMATION POUR FACILITER LES DISCUSSIONS
AVEC LES MEMBRES DES CONSEILS
Détails sur l’assurance responsabilité civile complète
QUI …peut bénéficier d’une protection?
- Tous les Conseils en règle des Chevaliers de Colomb de l’Ontario, ainsi que leurs membres, leur exécutif et leurs bénévoles (membres et non-membres).
- Les groupes de jeunes Écuyers Colombiens, ainsi que tous leurs membres, leur exécutif et les bénévoles de cette organisation
- Le Camp de Leadership pour Jeunes Catholiques, tenu à divers endroits, ainsi que tous les conseillers adultes (hommes et femmes) et tous les campeurs (garçons et filles).
QUELLE…est la protection offerte?
- Tous les lieux occupés par les bénéficiaires susmentionnés. À noter que les salles et les sociétés (personnes morales) des Conseils ne sont pas couvertes.
- Nous avons une assurance responsabilité globale de 3 000 000 $ couvrant les blessures corporelles, les dommages aux biens, les blessures personnelles et de la publicité, une couverture complète des activités et opérations, la responsabilité légale des locataires et une protection pour tous les Conseils qui obtiennent un permis d’alcool pour occasions spéciales. À noter, à nouveau, que les salles et les sociétés (personnes morales) qui détiennent un permis permanent de vente d’alcool ne sont pas couvertes.
- Les administrateurs et les dirigeants des Conseils bénéficient de la même protection en vertu de l’assurance responsabilité générale.
- Tous les Conseils qui ont besoin de permis d’assurance pour le Lancer libre de basketball, la vente des billets de tombola, les soupers et les activités sociales
- Une limite générale totale annuelle de 25 000 000 $.
- Une assurance responsabilité limitée contre les abus pour tous les Conseils (pour couvrir les frais juridiques du Conseil, et non les frais de la personne en question).
- Une assurance responsabilité pour les dommages causés aux véhicules loués ou appartenant à la personne assurée pour tous les administrateurs et membres de l’exécutif des Conseils, lorsque ces véhicules sont utilisés pour des activités des C de C seulement.
- Protection des biens appartenant aux Conseils – ordinateurs, meubles, drapeaux, robes de cérémonie, bannières et autres articles divers.
- Protection pour dépenses supplémentaires, advenant le cas où le Conseil serait forcé d’évacuer ses installations.
- Protection contre les actes criminels en cas de vol (argent, documents), que ce soit à l’interne ou à l’externe.
OÙ …cette protection s’applique-t-elle?
- La police couvre les Conseils situés dans la province de l’Ontario, ainsi que tous les aspects des activités et opérations quotidiennes de tous les Conseils. Si un membre d’un Conseil se rend à l’extérieur de la province pour effectuer des activités au nom de son Conseil, il continue de bénéficier de la protection tant qu’il se trouve au Canada.
POURQUOI… introduit-on cette assurance?
- Tel que mentionné dans les remarques d’ouverture, en vertu de la Résolution no 11, on a demandé à l’Exécutif du Conseil d’État de préparer un rapport, d’évaluer les soumissions proposées et de présenter une proposition
- Une fois l’évaluation achevée, il est devenu évident que nous devions commencer à offrir une protection à nos Conseils, à leurs administrateurs, à leurs exécutifs et, surtout, à la plupart de nos membres en matière de responsabilité civile
- Pour offrir une protection aussi complète que possible à tous les Conseils, quelle que soit leur taille, à un prix raisonnable.
- La mise en place d’un tel programme permettra d’établir un historique à ce chapitre pour les Chevaliers de Colomb et nous fournira une feuille de route que nous pourrons consulter à l’avenir pour évaluer les niveaux de protection et façonner un programme personnalisé qui correspond aux principes, aux normes et à la culture qui font la réputation des Chevaliers de Colomb.
COMMENT…allons-nous de l’avant?... COMBIEN cela coûtera-t-il?
- Examinez la trousse ci-jointe afin de bien comprendre tous les aspects de cette initiative.
- Rencontrez autant de membres de votre Conseil que possible et informez-les de la proposition présentée
- Recueillez leurs opinions et donnez suite à leurs questions et préoccupations
- Consultez le Bureau d’État si vous avez besoin d’aide pour répondre aux questions
- Décidez d’agir dans le meilleur intérêt de votre Conseil et de vos Frères Chevaliers
Remplissez la feuille de rétroaction et envoyez-la par télécopieur au Bureau d’État de l’Ontario au plus tard le 30 juin 2012 à minuit.
Texte de l’Ex-Député d’État Immédiat Arthur Peters
109e Congrès d’État – Le 20 mai 2012
Au fil des ans, des Conseils ont demandé à l’Exécutif du Conseil d’État de l’Ontario d’explorer la possibilité de se procurer une police d’assurance qui protégerait tous les membres et tous les Conseils en Ontario. Comme nous le savons tous, les coûts d’assurance ont tellement augmenté que certains Conseils ont annulé leurs polices d’assurance locales, une décision risquée qui expose le Conseil et ses membres à des poursuites chaque fois qu’ils organisent un événement.
Il y a de cela quelques années, l’Exécutif du Conseil d’État a conclu, avec l’Assemblée des Évêques catholiques de l’Ontario (AÉCO), une entente en vertu de laquelle l’AÉCO fournirait une protection aux Chevaliers de Colomb par l’entremise de Catholic Mutual, pourvu que l’événement soit considéré comme étant une activité pastorale par le pasteur local et soit sanctionné comme tel. Cette décision semblait judicieuse sur papier, mais plusieurs questions ont vite surgi, notamment la définition de ce qui constitue une activité pastorale, le pouvoir discrétionnaire qu’a le pasteur de décider s’il autoriserait ou non les Chevaliers à avoir accès à cette assurance et le fait que cette dernière n’inclut pas les événements où on sert de l’alcool.
L’an dernier, un nouveau problème a été soulevé : on a en effet réalisé que cette entente protégeait le Chevalier individuel en tant que bénévole catholique, mais ne protégeait pas le Conseil en tant qu’entité. Ce qui signifie qu’en tant que membre cotisant, le Frère Untel serait protégé si le Conseil était poursuivi, mais le Conseil 12345 en tant qu’entité devrait se défendre seul contre les poursuites. Une situation très risquée, comme on peut s’en douter!
Dans la société où nous vivons aujourd’hui, avoir une police d’assurance est plus qu’une décision judicieuse, c’est une nécessité absolue. J’utilise souvent l’analogie de la mitraillette pour décrire ce qui se passe quand une personne décide de poursuivre quelqu’un; autrement dit, la personne blâme tout ce qui bouge en espérant épingler quelqu’un. Une fois la poussière retombée, plusieurs des personnes visées ne seront pas mises en cause, mais d’autres devront se défendre contre des accusations ou parvenir à un règlement quelconque.
En tant que membres et Conseils des Chevaliers de Colomb, nous sommes actifs dans la communauté et nous travaillons à la réalisation du rêve de l’Abbé McGivney, à savoir, d’aider les autres par des actes de service et des activités bénéfice pour recueillir des fonds à cette fin. Ces activités sont très nombreuses : Lancer libre; vente de billets de tombola dans les centres commerciaux, les paroisses et les magasins; soupers bénéfice; participation à des événements communautaires, pour n’en nommer que quelques-unes. Et chaque fois que nous le faisons, nous nous exposons à des poursuites judiciaires s’il se produit un incident malheureux. Et je ne parle pas des 99,9 % du temps où tout se passe bien, mais du 0,1 % du temps où quelque chose pourrait aller de travers. Le Frère Robert est très heureux d’aider votre Conseil à organiser son repas de poisson frit annuel, mais que se passe-t-il si l’huile surchauffe et l’éclabousse, le forçant à s’absenter du travail pendant six mois et à subir plusieurs interventions? Que faisons-nous quand Lise se présente à notre table pour acheter un billet de tombola parce qu’elle veut appuyer la Société d’arthrite, mais qu’elle glisse, tombe et se casse le poignet parce que la personne juste devant elle avait renversé son breuvage devant la table? Le petit René est très content d’avoir remporté le concours de Lancer libre dans la catégorie des 11 ans, mais après les compétitions, pendant une petite joute amicale, il se fait jeter par terre, se cogne la figure sur le plancher du gymnase, perd trois dents et doit maintenant subir une chirurgie dentaire. Et ne parlons même pas du dîner gala annuel du Conseil où, malheureusement, quelqu’un consomme trop d’alcool puis prend le volant d’une voiture. Ces scénarios semblent peut-être exagérés, mais le fait est que chaque fois que nous organisons un événement, nous nous exposons à des poursuites potentielles si jamais il survient un incident fâcheux impliquant une personne qui est venue participer en toute bonne foi à l’événement.
Lors du Congrès de l’an dernier, nous avons adopté une résolution demandant à l’Exécutif du Conseil d’État d’envisager d’obtenir une police d’assurance responsabilité de base qui protégerait tous les Conseils de l’Ontario. Un comité a été créé pour examiner la question. Deux des membres du comité étaient à la fois des Chevaliers de Colomb et des courtiers d’assurance compétents qui ont une solide expérience dans l’industrie; les autres membres provenaient de l’Exécutif du Conseil d’État et du Bureau d’État. Le comité a défini la protection dont ont avait besoin et a demandé à quatre courtiers de présenter des devis. Une des quatre soumissions ainsi reçues répondait à toutes les exigences stipulées pour assurer une protection suffisante à nos Conseils et nos membres.
Je ne vais pas entrer dans trop de détails ici, mais je peux mentionner quelques points saillants. On a préparé, à l’intention des Conseils, un sommaire qui sera distribué aujourd’hui puis envoyé à tous les Grands Chevaliers jeudi, à la fois par voie électronique (DECC) et sur papier par la poste.
La police fournirait une assurance responsabilité civile pour tous les Conseils des Chevaliers de Colomb de l’Ontario, tous les membres de chaque Conseil, les membres de l’exécutif des Conseils, les bénévoles qui participent aux événements mis sur pied par les Conseils des Chevaliers de Colomb, les Cercles d’Écuyers Colombiens (avec les mêmes paramètres que ceux mentionnés pour les Conseils), ainsi que le Camp de Leadership pour Jeunes Catholiques organisé par le Conseil d’État, y compris les participants et les conseillers. Les activités suivantes sont également incluses :
- Réunions des Conseils (de l’exécutif, des comités et assemblée annuelle)
- Activités bénéfice – bingos, vente de billets de tombola, petits déjeuners et soupers.
- Activités sportives – Lancer libre, Défi Soccer, événements des Olympiques spéciaux
- Événements où il y a service d’alcool, pourvu que le Conseil ait obtenu tous les permis et licences nécessaires.
Par contre, cette assurance ne couvre pas la salle du Conseil car cette dernière est considérée comme étant une personne morale séparée et, à ce titre, elle doit posséder sa propre police d’assurance.
Réfléchissons un peu à ceci : les Conseils qui n’ont pas d’assurance pour les événements spéciaux comme les soupers ou les compétitions de Lancer libre, par exemple, se tournent souvent vers une compagnie d’assurance pour obtenir une protection unique, ce qui peut s’avérer très coûteux. L’obtention de deux ou trois de ces polices par année peut avoir une incidence importante sur les revenus d’un Conseil. Le Conseil peut simplement opter de ne pas se procurer d’assurance et espérer qu’il ne se trouvera pas dans le 0,1 % dont j’ai parlé plus tôt.
Avant de passer à l’aspect le plus intéressant – le coût – je me dois de mentionner un élément crucial de cette équation : le forfait présenté est une police d’assurance intégrale, c’est-à-dire qu’elle couvrira tous les Conseils et tous les membres de l’Ontario. Elle ne fonctionnera pas si un Conseil ne veut pas participer. Tous les membres et tous les Conseils des Chevaliers seront donc tenus de souscrire à cette assurance.
Parlons maintenant du coût et du processus.
Coût – le coût de la protection envisagée est de plus de 288 000 $ par année. Nous avons examiné différentes façons de répartir ce coût entre les Conseils et les membres de l’Ontario. Pour l’instant, on estime qu’il pourrait en coûter entre 700 $ et 900 $ par année à chaque Conseil.
Processus : comme je l’ai mentionné plus tôt, ce que j’ai décrit dans ces pages sera distribué sous forme de document aux délégués présents ici aujourd’hui et sera également envoyé par voie électronique à tous les Conseils de l’Ontario. Pendant nos discussions, nous avons déterminé qu’il était absolument essentiel que tous les Conseils – et pas seulement ceux qui sont représentés ici cette fin de semaine – aient l’occasion de lire, de comprendre et de se familiariser avec la proposition. Nous vous demandons de ramener ces documents à vos Conseils pour en discuter de façon détaillée et pour décider si le Conseil participera ou non. Nous demandons ensuite aux Conseils de nous soumettre une feuille de rétroaction déclarant leur intention. Cette feuille doit être signée par le Grand Chevalier et le Secrétaire Financier puis retournée au Bureau d’État au plus tard le 30 juin, ce qui donne deux mois entiers pour discuter et prendre une décision.
L’Exécutif du Conseil d’État a discuté de la question en détail et a déterminé ce qui suit :
- Pour déterminer que cette proposition est acceptée, au moins 90 % des Conseils devront retourner la feuille de rétroaction.
- De ce chiffre, au moins 80 % des Conseils devront donner une réponse positive pour que nous allions de l’avant avec la proposition.
- Si nous atteignons ces objectifs, nous irons de l’avant et tous les Conseils seront couverts par cette assurance, même ceux qui avaient opté de ne pas participer. On adoptera un plan de mise en œuvre indiquant, entre autres, comment les primes seront perçues auprès des Conseils.
- Si nous n’atteignons pas les pourcentages requis, nous estimerons que le consentement n’a pas été obtenu. Nous n’irons pas de l’avant avec cette initiative et ce dossier sera, à toutes fins pratiques, clos.
Frères, pendant mes dix années au sein de l’Exécutif du Conseil d’État, la question de l’assurance responsabilité a toujours été sur le tapis. Nous soumettons cette proposition à l’approbation de nos membres et de nos Conseils en réponse à leurs demandes et à leurs préoccupations. C’est maintenant à chacun d’entre nous d’agir. Si vous avez des questions – et je suis sûr qu’il y en aura – veuillez les adresser au Bureau d’État par écrit pour que nous puissions consigner les questions qui ont été posées et les réponses fournies. Nous avons hâte de lire vos commentaires et nous demandons à votre Conseil d’accorder la priorité à ce dossier dans les discussions qu’il tiendra au cours des prochaines semaines.
Mise à jour sur le programme d'assurance responsabilité civile - Formule générale (2012 octobre)
SO-46 Assurance responsabilité civile pour les Conseils
(Formule générale)
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